为进一步加强协会档案工作，规范各类档案管理，特制定本办法。
一．防雷协会档案范围以及保存期限
（一）文书档案
1、防雷协会会员单位的入会申请、变更资料、退会资料等方面的文件材料；保存期限为永久。
2、协会制定的文件、规章制度等材料；保存期限为20年。
3、固定资产方面的文件材料，保存期限为20年。
以上文件材料包括决定、规章制度等法规性文件，各类会议文件、重要记录、工作计划、工作规划和工作总结。
（二）财务采购档案
1、列入固定资产管理系统的有关设备供货合同、合格证案、说明书等出厂文件材料。
2、协会采购办公所需用品的发票、合同、报销凭证等文件材料。
以上文件材料保存期限为10年。
（三）人事档案
劳动工资、人事管理方面的文件材料，保存期限为永久。
（四）业务科技档案
1、防雷协会标准项目、专家技术会议记录等相关文字材料；
2、防雷专业培训资料、技术交流、科普宣传等相关文字材料；
3、协会所承担专项活动的相关文件、申请材料、总结资料、照片、声像材料、机读文件等。
以上文件材料保存期限为20年。
（五）特殊载体档案
协会档案还包括声像资料，如照片、录音、影片、录像等档案，保存期限为永久。
二、档案管理体制  
协会设立档案室，集中统一管理协会档案，并设兼职档案员，负责协会档案的收集、整理和归档工作。
三、档案管理工作
（一）文件材料的归档要求
1、归档的文件材料必须准确地反映协会在各项活动的真实内容。
2、归档文件应为原件。因故无原件应将具有凭证作用的文件材料归档。文件材料归档后不得更改。
3、归档文件应齐全完整，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应复制。
4、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
5、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。
6、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。
7、档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
8、案卷封面应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。
（二）档案的销毁
1、对已失效或者已过保管期限的档案，认真鉴定，编制销毁清册，该清册永久保存； 
2、办理销毁手续，经协会档案负责人批准，方能销毁； 
3、销毁时要有二人以上监销，并在《销毁档案清册》上签字。
（三）档案借阅、利用工作 
1.凡需使用档案者，均须填写文件《档案调阅单》，依据调阅权限
和档案密级，经档案负责人签批后方能调阅，外借的须办理登记手续。
2.借阅期限不得超过一个月，到期归还；如需再借，应办理续借手
续。
3.借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾
画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告档案负责人。 
4.协会档案利用的方式有：

1. 提供档案原件；

2. 提供档案复印件。

附件：1、档案调阅单
2、销毁档案清册

.上海市防雷协会.

2015年9月29日

 
附件1
档案调阅单

 
 
附件2
销毁档案清册
                             销毁时间：